La difficulté d’une relance n’est pas juridique, elle est émotionnelle : on ne sait pas quel ton adopter. Voici trois messages, du plus neutre au plus ferme, à utiliser dans l’ordre.
1. Première relance (J+1 à J+3)
« Bonjour [Prénom], je me permets un petit rappel concernant la facture n°[X] du [date], d’un montant de [montant], dont l’échéance était fixée au [date]. Peut-être m’a-t-elle échappé de votre côté — je vous la remets en pièce jointe. Bonne journée. »
2. Relance ferme (J+10)
« Bonjour [Prénom], je reviens vers vous au sujet de la facture n°[X], échue depuis [N] jours et toujours en attente de règlement. Pouvez-vous m’indiquer une date de paiement ? Sans retour de votre part d’ici le [date], je serai contraint de suspendre les travaux en cours. Merci d’avance. »
3. Dernier avertissement (J+20 à J+30)
« Bonjour [Prénom], malgré mes relances du [dates], la facture n°[X] d’un montant de [montant] reste impayée. Je vous informe que les pénalités de retard prévues au contrat s’appliquent à compter du [date]. Sans règlement sous 8 jours, je transmettrai le dossier en recouvrement. Je reste disponible pour convenir d’un échéancier si nécessaire. »
Les règles qui valent pour les trois
- Rester factuel : dates, numéros, montants — jamais d’émotion
- Toujours proposer une porte de sortie (échéancier)
- Annoncer la conséquence suivante, et s’y tenir
- Garder une trace de chaque envoi
En résumé
Le ton monte, jamais la personne. Un client de bonne foi réglera dès la première relance ; les autres ont besoin de voir que vous irez jusqu’au bout.